Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Robocoast kerää, käsittelee ja luovuttaa yritys- ja henkilötietoja toteuttamiensa hankkeiden, verkkosivujen, koulutusten ja EDIH-palvelutoteutusten yhteydessä.
Robocoast on Prizztech Oy liiketoimintayksikkö, joka toteuttaa digitalisaation kehittämiseen ja sen edistämiseen sekä koulutukseen liittyviä hankkeita ja palveluita yhdessä kumppaneidensa kanssa.
Robocoast toteuttaa Robocoast EDIH -hanketta, jossa Prizztech Oy toimii koordinaattorina. Hanketta rahoittavat Euroopan komission Digitaalinen Eurooppa -ohjelma ja Business Finland. Robocoast EDIH on osa eurooppalaista EDIH-verkostoa, jossa toimii Robocoastia vastaavia European Digital Innovation Hub- eli EDIH-organisaatioita.
EDIH toimivat palvelupisteinä, jotka vauhdittavat digitaalisia investointeja ja erityisesti pk-yritysten digitalisaatiota.
Robocoast EDIH -hankekonsortioon kuuluvat organisaatiot ovat Prizztech Oy, Satakunnan ammattikorkeakoulu, Tampereen yliopisto, Vaasan yliopisto, Vaasan ammattikorkeakoulu, Yrkeshögskolan Novia, Centria-ammattikorkeakoulu, Oulun ammattikorkeakoulu, Lapin ammattikorkeakoulu, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Jyväskylän yliopisto ja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Åbo Akademi, Turun ammattikorkeakoulu, Turun yliopisto, DIMECC, CSC, Crazy Town Oy, TIEKE ja EIT Digital.
Robocoast toteuttaa myös muita digitalisaation kehittämiseen ja sen edistämiseen sekä koulutukseen liittyviä hankkeita. Lisäksi Robocoast koordinoi automaatio-, robotiikka- ja tekoäly-yritysten verkostoa.
Rekisterinpitäjä
Prizztech Oy
Y-tunnus: 0773693-4
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Osoite: Yrjönkatu 6, 28100 Pori
Puhelin: (02) 620 5300
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Katja Ojakoski
Puhelin: +358 44 710 5422
Sähköposti: tietosuoja.prizz@prizz.fi
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:
- olet antanut meille, kun asioit kanssamme tai käytät palveluitamme, osallistut toteuttamamme hankkeen toimenpiteisiin, tilaat uutiskirjeemme, liityt yritysverkostoomme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tietoja;
- syntyvät hankkeiden, koulutustapahtumien ja muiden tilaisuuksien yhteydessä, EDIH-palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, kun ilmoittaudut järjestämiimme tilaisuuksiin ja koulutuksiin tai pyydät yhteydenottoa esimerkiksi Digikartoituspalvelun toteuttamiseksi;
- saadaan muista lähteistä soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, esimerkiksi Kaupparekisteristä ja Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ.fi).
Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluamme sinulle tai muuten asioimaan kanssasi esimerkiksi hanketoteutusten yhteydessä.
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Perustiedot, kuten nimi, puhelinnumero, osoite, kansalaisuus, asema työmarkkinoilla (töissä, opiskelija / työtön), sähköposti, asema edustamassasi yrityksessä, edustamasi yrityksen nimi ja osoite sekä toimiala.
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelujen ja koulutusten käyttöä sekä yritysverkostoon liittymistä koskevat tiedot ja mahdollisesti myös maksu- ja laskutustiedot.
- Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto.
- Palvelumme ja koulutusten käytön sekä hankkeidemme toteutuksen yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esimerkiksi käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot sekä evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot.
- Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella, esimerkiksi Robocoast EDIH -hankkeen osallistumisilmoitus, yhteydenottopyyntölomake tai uutiskirjeen tilauslomake.
EDIH-palvelun toteuttamisen yhteydessä asiakkaana olevan pk-yrityksen tai julkisen sektorin organisaation yhteyshenkilöstä voidaan lisäksi tallentaa Euroopan komission ylläpitämään EDIH-verkkopalveluun palvelun toteuttamisen, EDIH-verkoston hallinnoinnin ja toiminnan arvioinnin kannalta tarpeellisia yhteystietoja. Näitä voivat olla etu- ja sukunimi, henkilön rooli organisaatiossa, organisaation nimi, ammatillinen posti- ja sähköpostiosoite sekä työpuhelinnumero.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen hankkeen toteuttamista ja EDIH-palvelujen tuottamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- Hankkeiden,koulutusten ja EDIH-palvelujen toteuttaminen
Hankkeiden, koulutusten ja EDIH-palvelujen toteutuksen yhteydessä kerätään vain ne välttämättömät henkilötiedot, jotka tarvitaan palvelujen toteuttamiseen tai jotka meidän tulee raportoida hankkeita rahoittaville viranomaisille, muille tietoja pyytäville viranomaisille tai Euroopan komissiolle.
Robocoast EDIH -palvelujen yhteydessä osa EDIH-palvelua käyttävän organisaation ja sen yhteyshenkilön tiedoista voidaan tallentaa Euroopan komission ylläpitämään European Digital Innovation Hubs Network -verkkopalveluun. Tietoja käytetään muun muassa EDIH-verkoston hallinnointiin ja toiminnan arviointiin.
Euroopan komissio toimii oman EDIH-verkkopalvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelynsä osalta rekisterinpitäjänä. Komission ilmoittama rekisterinpitäjä on Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology (DG CONNECT), Unit A.4. Komission henkilötietojen käsittelyä koskevan rekisterimerkinnän tunnus on DPR-EC-02631.
Euroopan komission EDIH-verkkopalvelussa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Euroopan unionin toimielinten henkilötietojen käsittelyä koskevaa asetusta (EU) 2018/1725. Komission ilmoituksen mukaan käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai unionin toimielimelle annetun julkisen vallan käyttämiseen, ja käsittely on tarpeellista EDIH-työohjelman toteuttamiseksi.
- Hanketoiminnan, EDIH-palvelujen,koulutusten ja muun toiminnan kehittäminen
Käsittelemme myös henkilötietoja säännöllisesti keräämämme ja asiakkaiden erikseen antaman palautteen yhteydessä huolehtiaksemme siitä, että hanketoimintamme, palvelumme, koulutukset ja muu toiminta säilyisivät laadukkaina ja jotta pystyisimme kehittämään niitä.
Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme saada riittävät ja asianmukaiset tiedot hanketoiminnan, palveluiden, koulutusten ja muun toiminnan kehittämiseen. Palautteet keräämme ensisijaisesti yrityksiltä.
Koostamme keräämästämme palautteesta sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten.
- Yritysverkostonhallinnointi ja referenssitiedot
Kokoamme ja ylläpidämme tietoja yritysverkostomme yrityksistä verkkosivuillamme www.robocoast.eu. Lisäksi julkaisemme verkkosivuillamme referenssitietoja yrityksistä koskien esimerkiksi onnistuneita toteutuksia hankkeissa.
Julkaisemme verkkosivuillamme vain sellaisia yrityskohtaisia tietoja, kuvia ja muuta materiaalia, jotka on meille julkaisemista varten erikseen luovutettu ja joiden julkaisemiseen on saatu lupa yritykseltä, pois lukien julkisella hankerahoituksella toteutettujen hankkeiden tulokset ja raportit, joissa rahoittajaviranomainen edellyttää tulosten julkaisemista ja joihin yritys on osallistunut.
EDIH-palveluja käyttävien pk-yritysten ja julkisen sektorin organisaatioiden yhteyshenkilötietoja ei julkaista Euroopan komission julkisessa EDIH-verkkopalvelussa. Komission tietosuojaselosteen mukaan nämä tiedot ovat näkyvissä palvelua kyseiselle organisaatiolle tarjonneen EDIH käyttäjille sekä tarpeen mukaan Euroopan komission valtuutetulle henkilöstölle.
- Viestintä
Olemme sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle palveluista, koulutuksista, tilaisuuksista, rahoitusmahdollisuuksista, liiketoimintamahdollisuuksista ja hankkeista.
Käsittelemme henkilötietojasi myös palautteen pyytämistä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana toimintaamme ja palvelujamme.
Sinulla on oikeus kieltäytyä uutiskirjeiden ja muun yleisen viestinnän vastaanottamisesta.
- Lakiennoudattaminen
Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi, esimerkiksi koskien kirjanpitoa, hanketarkastusta tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.
- Muuttarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen;
- kun viranomaisille ja Euroopan komissiolle hankkeissa tapahtuva raportointi niin vaatii;
- kun olet osallistunut hankkeessa toteutettavaan toimenpiteeseen, palveluun, tilaisuuteen tai koulutukseen ja samaa hanketta kanssamme toteuttavat kumppaniorganisaatiot tarvitsevat tietoja hankkeen tai palvelun toteuttamista varten. Huolehdimme henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä, ja henkilötietojen luovuttaminen liittyy näissä tapauksissa hankkeen tai palvelun toteuttamiseen taikka siitä raportoimiseen rahoittajaviranomaisille;
- Robocoast EDIH -palvelua käytettäessä palvelua käyttävän organisaation ja sen yhteyshenkilön tietoja voidaan tallentaa Euroopan komission ylläpitämään EDIH-verkkopalveluun osoitteessa european-digital-innovation-hubs.ec.europa.eu. EDIH-verkkopalveluun tallennettaviin yhteyshenkilötietoihin voivat kuulua nimi, sukunimi, rooli organisaatiossa, organisaation nimi, ammatillinen posti- ja sähköpostiosoite sekä työpuhelinnumero;
- osallistuessasi Robocoast Digital Learning -alustan tarjoamiin verkkokoulutuksiin tai käyttäessäsi muuta EDIH-verkoston yhteiseen verkkopalveluun liitettyä palvelua, palvelun käytön yhteydessä tarpeelliset rekisteröinti- ja yhteyshenkilötiedot voidaan siirtää ja rekisteröidä European Digital Innovation Hubs Network -verkkopalveluun, jonka kyseisen käsittelyn rekisterinpitäjänä toimii Euroopan komissio, DG CONNECT, Unit A.4;
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.
Emme koskaan jaa henkilötietoja ristiin eri hankkeissa yhteistyössä kanssamme toimivien kumppaniorganisaatioiden kesken ilman käsittelyyn liittyvää asianmukaista perustetta.
Euroopan komission EDIH-tietosuojaselosteen mukaan EDIH-palveluja käyttävien pk-yritysten ja julkisen sektorin organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja ei julkaista EDIH-verkoston julkisella verkkosivustolla. Tiedot ovat nähtävissä palvelun kyseiselle organisaatiolle tarjonneen EDIH käyttäjille. Euroopan komission henkilöstöllä voi lisäksi olla tietoihin pääsy tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Lisätietoja Euroopan komission suorittamasta henkilötietojen käsittelystä löytyy European Digital Innovation Hubs Networkin EDIH Privacy Statement -tietosuojaselosteesta.
Henkilötietojen siirrot EU tai ETA-alueen ulkopuolelle
Robocoast käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti EU ja ETA-alueen sisällä.
Mikäli käyttämämme palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja EU tai ETA-alueen ulkopuolella, huolehdimme siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja että henkilötietojen suojaamisesta huolehditaan asianmukaisin suojatoimin.
Euroopan komission EDIH-verkkopalveluun tallennetut henkilötiedot säilytetään komission ilmoituksen mukaan Euroopan komission palvelimilla.
Evästeet
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.robocoast.eu.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sijoitetaan laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten sekä verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi.
Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä, ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Muiden kuin välttämättömien evästeiden ja vastaavien teknologioiden käyttäminen perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen. Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet sekä muuttaa tekemiään valintoja myöhemmin.
Tarkemmat ja ajantasaiset tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden tarkoituksesta, palveluntarjoajista ja säilytysajoista löytyvät Robocoastin erillisestä evästekäytännöstä.
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa taikka hanketta rahoittavien viranomaisten rahoituspäätöksessä vaatiman ajan.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain, rahoittajaviranomaisen tekemän rahoituspäätöksen tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Euroopan komission EDIH-verkkopalveluun tallennettaviin henkilötietoihin sovelletaan lisäksi Euroopan komission omaa säilytysaikaa. Komission EDIH Privacy Statement -selosteen mukaan sen tietokantoihin tallennetut henkilötiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua sen avustuksen päättymisestä, jolla kyseinen EDIH-hanke rahoitetaan.
Tämä Euroopan komission säilytysaika koskee komission EDIH-järjestelmissä tapahtuvaa käsittelyä eikä sellaisenaan määritä kaikkien Robocoastin omissa järjestelmissä olevien tietojen säilytysaikaa.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja kyseisen suostumuksen perusteella, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää Robocoastin ja Prizztech Oy suorittamaa henkilötietojen käsittelyä koskevia oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen:
Euroopan komission EDIH-verkkopalvelussa suorittaman henkilötietojen käsittelyn osalta voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Euroopan komission rekisterinpitäjään:
European Commission, DG CONNECT, Unit A.4
CNECT-DIH@ec.europa.eu
Euroopan komission EDIH-käsittelyn rekisteritunnus on DPR-EC-02631.
Euroopan komission tietosuojavastaavaan voi ottaa yhteyttä osoitteessa:
DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
Komission suorittamaa henkilötietojen käsittelyä koskevan asian voi tarvittaessa saattaa Euroopan tietosuojavaltuutetun (European Data Protection Supervisor, EDPS) käsiteltäväksi.
Mikäli koet, että Robocoastin tai Prizztech Oy suorittama henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa Tietosuojavaltuutetun toimiston puoleen.
Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet, mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet, henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.
Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Euroopan komission EDIH Privacy Statement -selosteen mukaan EDIH-verkkopalvelussa sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot, kuten sähköpostit, dokumentit, tietokannat ja järjestelmään ladatut tiedostot, tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Komissio rajoittaa henkilötietoihin pääsyn valtuutettuihin henkilöihin, joilla on käsittelyn tarkoituksen kannalta perusteltu tarve päästä tietoihin.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
Selosteen muuttaminen
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme www.robocoast.eu, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.
Ota yhteyttä
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja Robocoastin suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen:
Euroopan komission EDIH-verkkopalvelussa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset voidaan osoittaa Euroopan komissiolle osoitteeseen:
Lisätietoja Euroopan komission EDIH-verkkopalvelussa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä löytyy European Digital Innovation Hubs Networkin EDIH Privacy Statement -tietosuojaselosteesta.