Integritetspolicy

Dina personuppgifter kan samlas in på olika sätt. Som huvudregel samlar vi in och behandlar personuppgifter som:

• du har lämnat till oss när du uträttar ärenden med oss eller använder våra tjänster, deltar i åtgärder inom projekt som vi genomför, prenumererar på vårt nyhetsbrev, ansluter dig till vårt företagsnätverk eller kontaktar oss för att begära information
• uppkommer i samband med projekt, utbildningstillfällen och andra evenemang, vid användning av EDIH-tjänster eller vid besök på webbplatsen, när du anmäler dig till evenemang och utbildningar som vi ordnar eller begär att bli kontaktad till exempel för att genomföra en digital kartläggning
• erhålls från andra källor i den omfattning som tillämplig lagstiftning tillåter, till exempel från Handelsregistret och Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ.fi)

Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss, men om du väljer att inte göra det kan vi eventuellt inte tillhandahålla våra tjänster eller på annat sätt hantera ditt ärende, till exempel i samband med genomförandet av projekt.

Vi samlar in och behandlar bland annat följande kategorier av personuppgifter:

• Grundläggande uppgifter, såsom namn, telefonnummer, adress, nationalitet, ställning på arbetsmarknaden (anställd, studerande eller arbetslös), e-postadress, befattning i det företag du representerar, namnet och adressen på det företag du representerar samt företagets verksamhetsområde.
• Uppgifter som gäller kundrelationen, såsom information om användningen av tjänster och utbildningar samt anslutning till företagsnätverket och eventuellt även betalnings- och faktureringsuppgifter.
• Kundkontakter och korrespondens som hänför sig till dessa.
• Personuppgifter som uppstår i samband med användningen av våra tjänster och utbildningar eller genomförandet av våra projekt, eller uppgifter som samlas in i samband med användningen av vår webbplats, till exempel användarnamn, lösenord, identifieringsuppgifter, logguppgifter om användningen av tjänsten samt uppgifter som samlas in via cookies eller liknande tekniker.
• Andra uppgifter som fastställs från fall till fall med stöd av ditt samtycke, till exempel anmälan om deltagande i Robocoast EDIH-projektet, formulär för kontaktbegäran eller formulär för prenumeration på nyhetsbrev.

I samband med genomförandet av en EDIH-tjänst kan dessutom sådana kontaktuppgifter om kontaktpersonen hos ett kundföretag (SMF) eller en organisation inom den offentliga sektorn som är nödvändiga för genomförandet av tjänsten, administrationen av EDIH-nätverket och utvärderingen av verksamheten registreras i den EDIH-webbtjänst som upprätthålls av Europeiska kommissionen. Dessa uppgifter kan omfatta för- och efternamn, personens roll i organisationen, organisationens namn, tjänsteadress och tjänste-e-postadress samt arbetsnummer.

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vid genomförandet av projekt, utbildningar och EDIH-tjänster samlas endast de personuppgifter in som är nödvändiga för att tillhandahålla tjänsterna eller som vi måste rapportera till de myndigheter som finansierar projekten, andra myndigheter som begär information eller Europeiska kommissionen.

I samband med Robocoast EDIH-tjänsterna kan vissa uppgifter om den organisation som använder EDIH-tjänsten och dess kontaktperson lagras i webbtjänsten European Digital Innovation Hubs Network, som upprätthålls av Europeiska kommissionen. Uppgifterna används bland annat för administration av EDIH-nätverket och utvärdering av verksamheten.

Europeiska kommissionen fungerar som personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i dess EDIH-webbtjänst. Den personuppgiftsansvarige som kommissionen uppgett är Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology (DG CONNECT), Unit A.4. Registreringsnumret för kommissionens behandling av personuppgifter är DPR-EC-02631.

Vi behandlar även personuppgifter i samband med den feedback som vi regelbundet samlar in och som kunderna lämnar separat, för att säkerställa att vår projektverksamhet, våra tjänster, utbildningar och övriga verksamhet håller hög kvalitet samt för att vi ska kunna utveckla dem.

I dessa fall grundar sig behandlingen av personuppgifter på vårt berättigade intresse att få tillräcklig och relevant information för att utveckla projektverksamheten, tjänsterna, utbildningarna och den övriga verksamheten. Vi samlar i första hand in feedback från företag.

Vi sammanställer den insamlade feedbacken till interna rapporter för ledningens användning i syfte att säkerställa en ändamålsenlig ledning av verksamheten.

Vi sammanställer och upprätthåller information om företagen i vårt företagsnätverk på vår webbplats www.robocoast.eu. Dessutom publicerar vi referensuppgifter om företag på vår webbplats, till exempel om framgångsrikt genomförda projekt.

På vår webbplats publicerar vi endast sådana företagsspecifika uppgifter, bilder och annat material som särskilt har överlämnats till oss för publicering och för vilka företaget har gett sitt tillstånd till publicering. Undantaget är resultat och rapporter från projekt som genomförts med offentlig projektfinansiering, där den finansierande myndigheten kräver att resultaten publiceras och där företaget har deltagit.

Kontaktuppgifter till kontaktpersoner hos små och medelstora företag samt organisationer inom den offentliga sektorn som använder EDIH-tjänster publiceras inte i Europeiska kommissionens offentliga EDIH-webbtjänst. Enligt kommissionens integritetspolicy är dessa uppgifter synliga för användare hos den EDIH-organisation som tillhandahållit tjänsten till den aktuella organisationen samt vid behov för behörig personal vid Europeiska kommissionen.

Vi lämnar ut dina personuppgifter till tredje parter:

• i den omfattning som lagen tillåter eller kräver, till exempel för att besvara en informationsbegäran från en behörig myndighet eller i samband med rättsliga förfaranden;
• när rapportering inom projekt till myndigheter och Europeiska kommissionen kräver det;
• när du har deltagit i en åtgärd, tjänst, ett evenemang eller en utbildning inom ett projekt och de partnerorganisationer som tillsammans med oss genomför samma projekt behöver uppgifterna för att genomföra projektet eller tjänsten. Vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt, och utlämnandet av personuppgifter är i dessa fall kopplat till genomförandet av projektet eller tjänsten eller till rapportering om dessa till de finansierande myndigheterna;
• när Robocoast EDIH-tjänsten används kan uppgifter om den organisation som använder tjänsten och dess kontaktperson lagras i den EDIH-webbtjänst som upprätthålls av Europeiska kommissionen på adressen european-digital-innovation-hubs.ec.europa.eu. De kontaktuppgifter som lagras i EDIH-webbtjänsten kan omfatta förnamn, efternamn, roll i organisationen, organisationens namn, tjänsteadress och tjänste-e-postadress samt arbetsnummer;
• när du deltar i webbutbildningar som erbjuds via plattformen Robocoast Digital Learning eller använder någon annan tjänst som är kopplad till EDIH-nätverkets gemensamma webbtjänst, kan de registrerings- och kontaktuppgifter som krävs för att använda tjänsten överföras till och registreras i webbtjänsten European Digital Innovation Hubs Network, för vilken Europeiska kommissionen, DG CONNECT, Unit A.4, är personuppgiftsansvarig för denna behandling;
• med ditt samtycke till de parter som samtycket avser.

Vi delar aldrig personuppgifter mellan partnerorganisationer som samarbetar med oss inom olika projekt utan en lämplig grund för behandlingen.

Enligt Europeiska kommissionens integritetspolicy för EDIH publiceras inte uppgifter om kontaktpersoner hos små och medelstora företag och organisationer inom den offentliga sektorn som använder EDIH-tjänster på EDIH-nätverkets offentliga webbplats. Uppgifterna är tillgängliga för användare hos den EDIH-organisation som har tillhandahållit tjänsten till den aktuella organisationen. Europeiska kommissionens personal kan dessutom ha tillgång till uppgifterna i den utsträckning som deras arbetsuppgifter kräver.

Mer information om Europeiska kommissionens behandling av personuppgifter finns i European Digital Innovation Hubs Networks integritetspolicy EDIH Privacy Statement.

Vi vidtar lämpliga åtgärder, inklusive fysiska, digitala och administrativa åtgärder, för att skydda personuppgifter mot förlust, förstöring, missbruk samt obehörig åtkomst eller utlämning.

Endast personer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

Enligt EDIH Privacy Statement lagras personuppgifter i elektronisk form i EDIH-webbtjänsten, såsom e-postmeddelanden, dokument, databaser och filer som laddats upp till systemet, på Europeiska kommissionens servrar. Kommissionen begränsar åtkomsten till personuppgifter till behöriga personer som har ett motiverat behov av att få tillgång till uppgifterna för behandlingens ändamål.

Observera att inte ens lämpliga skyddsåtgärder kan förhindra alla möjliga informationssäkerhetsincidenter. Vid personuppgiftsincidenter informerar vi dig om detta i enlighet med tillämplig lagstiftning.